大事な場面で失敗しないための!!就職活動マナー

ここでは、就職活動での大事な場面で失敗しないための、基本的なマナーについて解説する。恥をかいてしまう前にここで基本のマナーを確認しておこう。

手紙&メール編

OBOG訪問の申込みやお礼、採用通知へ対する返信など、採用担当者に対しメールや手紙を送る機会はこれからどんどん増えてくる。ここでは、ビジネスシーンにふさわしいメールの書き方、手紙の書き方を紹介する。しっかりマスターして、採用担当者の心をつかもう!

  • メールの書き方
  • 手紙の書き方

メールの書き方

子どもの頃からパソコンや携帯電話に親しんでいる現代の就活生にとって、最も身近な連絡手段の一つがメール。しかし、いつもの調子で何気なく使えば、思わぬ落とし穴にはまってしまうことも。下記の注意点に留意しながら、ビジネスマナーに則ったメールの書き方をマスターしよう。

アドレスは正確に入力しよう
アドレス入力の際は、細心の注意を払おう。たった1文字間違えただけで相手に届かなかったり、別の人に届いてしまったりしてしまう。些細なミスで重要な連絡が行き違いになることがないよう、十分に気を付けよう。

よくある入力ミス

.(ピリオド) ⇒ ,(カンマ)
1(数字) ⇒ l(アルファベット)
0(数字) ⇒ O(アルファベット)
このほか、半角入力と全角入力の間違いや余分なスペースを入れてしまうなどの間違いに気を付けよう。
分かりやすい件名を付ける
友だち同士のメールで件名を付けることはまれだが、ビジネスメールで件名は必須。件名のないメールは重要度が低いと判断されて後まわしにされたり、迷惑メールだと勘違いされたりする可能性がある。メールを送る際は、用件を簡潔に表した件名を付けること。
1行目には宛名を入れる
本文の前に、相手の社名、部署名を入れる。個人宛ての場合は、続いて役職名、氏名を入れよう。株式会社や有限会社は、(株)や(有)などと省略せず正式名称で書くこと。敬称は、社名や部署宛てなら「御中」と記入し、個人宛てであれば「様」と記入する。
本文は簡潔にまとめる
まずは、手短に挨拶と自己紹介をし、次にメールを送った目的と具体的な用件を書く。あまり長々と書かず、簡潔に分かりやすく自分の意思を伝えよう。最後に、「今後ともよろしくお願いいたします」「それでは失礼いたします」などの結びの挨拶を入れ、締めくくる。
絵文字や顔文字は使用しない
ビジネスメールにおいて絵文字・顔文字の使用は、ふさわしくない。会社説明会や試験を通じ、親しくなったからといって、採用担当者は“友だち”ではない。本人は親しみを込めたつもりでも、受け取った相手は不快に感じているかもしれない。注意しようね。
署名を入れよう
メールの下部には、自分の学校名、氏名、メールアドレス、住所、電話番号などを記載した署名を入れよう。個人でパソコンを持っている人は、あらかじめメーラーで署名の設定をしておくと便利だ。なお、あまり派手に飾らず、シンプルな署名を用いよう。
例 OB訪問のお礼メール
OBOG訪問のお礼メール
★メールのメリットは、何と言ってもスピーディーさ。OBOG訪問や会社説明会などのお礼、相手への返信は、その日中に送ることが原則だ。

手紙の書き方

手書きの手紙は、メールに比べ、書く手間も送る手間もかかって面倒だと感じている人が多いだろう。しかし、そうして手間を惜しんで書いたからこそ、受け取った相手に「丁寧」「心がこもっている」といったよい印象を与えることができる。手書きの手紙で採用担当者の心をつかもう!

封筒と便箋は白を使用する
改まった場面では、白い封筒と便箋を用いるのが一般的。色付きや模様が入ったカジュアルな封筒や便箋は、用いないほうがよい。筆記具は、黒インクのボールペンで。鉛筆の使用は、NG。万年筆は、慣れていないと書きづらいので無理をしてまで使う必要はない。
形式に準じて書く
手紙は、「前文(頭語・時候の挨拶・感謝の言葉など)」「主文(起語・本文)」「末文(結びの挨拶・結語)」「後付(日付・署名・宛名)」で構成され、この形式に則り書く必要がある。また、頭語と結語には決まった組み合わせがある。就職活動では、「拝啓」「敬具」で問題ない。
丁寧な文字で書く
せっかく手書きの手紙を書こうという意気込みがあっても、雑に書いてしまっては台無し。雑に書かれた文字では、「熱意」や「誠意」は、伝わらない。文字を書くことが下手な人も、一文字一文字丁寧に書けば、必ず気持ちは伝わる。心を込めて書こう。
間違えても修正液は使わない
途中で書き損じても、修正液は用いず、新しい便箋、または封筒で一から書き直すこと。最近では、消せるボールペンもあるが、やはり多少の跡は残ってしまう。また、誤字・脱字以外に、インクのにじみにも注意。インクがにじんで汚れた場合も、書き直しを。
例 書類送付の添え状
応募書類の添え状 手紙 封筒 ★郵便料金は、サイズや重さによって異なる。郵便料金が不足して、企業側に不足料金を負担させるなんてことがないように注意。

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