大事な場面で失敗しないための!!就職活動のマナー

ここでは、就職活動での大事な場面で失敗しないための、基本的なマナーについて解説する。恥をかいてしまう前にここで基本のマナーを確認しておこう。

電話編

就職活動中は、企業に電話をかけたり、企業からの電話を受けたりする機会が多い。電話は表情が見えないため、声のトーンや口調、言葉遣いで大きく印象が変わってしまう。このため、ちょっとした油断で相手に悪い印象で伝わってしまうことがあるんだ。また、今、しっかり電話マナーを身に付けておけば、実際に就職した後でも自信を持って電話対応ができるようになる。

電話のかけ方

電話をかける前の注意点
要点をまとめておく
電話をかける前に話す内容をまとめておこう。緊張のあまり話すべきことをど忘れしたり、焦ってしどろもどろになったりすることはよくある。慣れるまではメモを見ながら話すようにするといいよ。
必要なものを準備しておく
筆記用具と話しの中で必要そうな書類は、すぐ取り出せるよう手元に準備しておいて。相手は忙しい時間を割いて対応をしてくれている。無駄な時間をとらせないよう、しっかりと準備を整えておこう。
タイミングに気をつけよう
電話をかけるタイミングにも注意しよう。営業時間外にかけるのはもってのほかだが、始業・終業時間の前後や昼休憩中(12時〜13時頃)も、よほどの急ぎでない限り、遠慮するようにしよう。
静かな場所でかける
学校内や屋外など騒々しい場所だと、相手に自分の声がうまく届かなかったり、相手の声が聞こえにくかったりする。電話をかけるときは、周囲の雑音が入らない、できるだけ静かな場所を選ぶこと。
電話をかけるときの注意点
声のトーンや口調に注意する
口を大きく開け、ハキハキと話そう。また、電話の相手は取り次ぎの人を含め、皆さんより目上の人ばかり。友だち感覚で馴れ馴れしい口調にならないよう言葉遣いに注意し、敬語を使うようにしよう。
まずは挨拶を
開口一番に取り次ぎを頼んだり、用件を切り出したりするのは失礼な行為だ。まずは、電話口の人に挨拶をしよう。午前なら「おはようございます」、午後なら「お忙しいところ失礼します」などが常套句。
学校名・氏名と電話の用件を伝える
挨拶の後は、必ず自分から学校名・氏名を名乗ること。そして、電話口の人に対し、自分が何の用件で電話したか、誰に取り次いで欲しいかを明瞭に伝えよう。これでスムーズに取り次いでもらえるよ。
用件は簡潔かつ的確に伝える
目的の人に取り次いでもらえたら、伝え漏れのないよう的確に用件を伝えよう。用件は正確に伝えなければならないが、説明過剰になると、かえって分かりづらくなってしまう。要点を意識して話すこと。
重要な内容はメモ&復唱をする
日時や場所、連絡先など重要な事は、必ずメモを取り、復唱すること。「メモや復唱に時間がかかり申し訳ない」と思うかもしれないが、何度も問い合わせされるほうが相手にとっては迷惑だ。
最後にきちんとお礼を言う
電話を切る前に、必ず対応してくれた相手に「本日はお時間をいただきありがとうございました」とお礼を言おう。単純なことだが、これを言うか、言わないかで印象がかなり変わってくる。
電話は相手から切ってもらう
電話を切る際は、相手が電話を切ったことを確認してから切るようにしよう。用件が終わった途端にさっさと電話を切るのは、就職活動だけではなく、ビジネスでもタブーと心得ておこう。
電話をかけるときの会話例
ケース① 採用担当者に質問をしたい

企業1 「はい。株式会社◇◇商事です」

自分 「お忙しいところ失礼します。私、○○大学の××と申します。御社の採用についての質問があり、電話をいたしました。□□部(相手の部署名)の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

企業1 「△△ですね。お繋ぎますので、少々お待ちください」

企業2 「お待たせしました。△△です」

自分 「お忙しいところ失礼します。私、○○大学の××と申します。本日は、●●●●●についてお伺いしたく、お電話をしました。お時間よろしいでしょうか?」

--- 相手との会話の内容をメモし、復唱する。

自分 「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」

--- 相手が電話を切ったのを確認し、電話を切る。

ケース② OBOG訪問を申込みたい

企業1 「はい。株式会社◇◇商事です」

自分 「お忙しいところ失礼します。私、○○大学の××と申します。本日はOB(またはOG)訪問のお願いがしたく、電話をしました。□□部(相手の部署名)の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

企業1 「△△ですね。お繋ぎしますので、少々お待ちください」

企業2 「お待たせしました。△△です」

自分 「お忙しいところ失礼します。私、○○大学の××と申します。私、現在、就職活動を行なっており、御社について企業研究をしております。当校のキャリアセンターの紹介で、卒業生の△△さんが御社に入社されたと知り、ぜひOB(またはOG)訪問させていただきたいと思い電話をいたしました。今、お時間よろしいでしょうか?」

--- 相手との会話の内容をメモし、復唱する。

自分 「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」

--- 相手が電話を切ったのを確認し、電話を切る。

ケース③ 不在着信があり、かけ直したい

企業1 「はい。株式会社◇◇商事です」

自分 「お忙しいところ失礼します。私、○○大学の××と申します。本日の●時頃に御社からお電話をいただいておりましので、折り返しの連絡をいたしました。」
※伝言メッセージなどを聞き、誰からの電話か分かっている場合は、その人を取り次いでもらうこと。

企業1 「お調べしますので少々お待ちください」

企業2 「お待たせしました、△△です。××さんでしょうか?」

自分 「はい、○○大学の××です。先ほどは、不在にしており、申し訳ありませんでした」

--- 相手との会話の内容をメモし、復唱する。

自分 「本日はお電話をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」

--- 相手が電話を切ったのを確認し、電話を切る。

こんなとき、どうする
ケース① 相手が不在だった

帰社時間や席に戻ってくる時間を聞き、その時間にかけ直すようにしよう。

企業 「申し訳ありません。△△はただ今、外出しております」

自分 「何時頃お戻りか教えていただけますでしょうか?」

企業 「15時頃です。△△が戻りましたら、折り返しご連絡をいたしましょうか?」

自分 「いえ、△△様がお戻りになられた頃に私から改めてご連絡いたします。もしよろしければ、○○大学の××から電話があったことだけお伝えいただけないでしょうか?」

企業 「かしこまりました。では、お電話をいただいた旨、△△に伝えておきます」

自分 「ありがとうございます」

ケース② 相手から「今は忙しい」と言われた

相手の都合がよい時間を聞いたうえで、再度その時間にかけ直すようにしよう。

企業 「申し訳ありませんが、これから会議に出席しなければならないので改めていただけますか?」

自分 「かしこまりました。何時頃ならご都合がよろしいでしょうか?」

企業 「●時頃なら大丈夫です」

自分 「かしこまりました。では、●時頃に改めてご連絡してもよろしいでしょうか?」

企業 「いいですよ。では、●時頃に電話をください」

ケース③ 相手の声がよく聞き取れない

相手側に非があるというような直接的な表現は避け、少し遠回しに事実を伝えるのがベター。

企業 「(聞き取れない声)」

自分 「申し訳ございません。お電話が遠いようなので、もう一度おっしゃっていただけませんでしょうか」

電話の受け方

電話を受ける前の注意点
非通知電話拒否を解除しておく
ときどき、非通知で就活生に電話をかける企業がある。迷惑電話対策のために、スマートフォンや携帯電話などの受信設定を「非通知電話拒否」にしている人は、必ず設定の解除をしておこう。
家族に受験している企業について話しておく
受験企業の情報は、家族でも共有しておこう。合格通知のために自宅に連絡した採用担当者が、事情を知らず電話に出た家族からセールスと誤解され、電話を切られてしまったという話も実際にある。
留守番電話を設定しておく
授業中や移動中など、どうしても電話に出られないという場面は多々ある。そういったときのため、必ず留守番電話を設定しておこう。伝言や着信を確認したら、できるだけ早く自分から電話をかけ直して。
周囲の状況を確認する
電話をかけるとき同様、周囲の雑音には気を配ろう。うるさい場所であれば、一度電話を受け、相手にこちらからかけ直すことを伝えて一度切るようにしよう。その後、静かな場所で電話をかけ直すこと。
電話を受けるときの注意点
まず自分の名前を名乗る
友だちや家族からの電話なら「もしもし」でもよいが、企業相手に「もしもし」はNG。電話を受ける際は、必ず「はい。○○大学の××です」とハキハキと自分の名前を名乗ろう。
伝えられた用件をメモし、復唱する
電話をかけるときと同じく、重要な事は、必ずメモに残すようにしよう。また、伝えられた用件を復唱するのを忘れないようにしよう。
お礼を言って電話を切る
電話の最後は「ご連絡をいただき、ありがとうございます」とお礼を言い、相手が電話を切るのを待って電話を切ろう。しばらく待っても相手が電話を切らない場合は、こちらから切っても構わない。
電話を受けるときの会話例
ケース① 採用担当者から電話がかかってきた

自分 「はい。○○大学の××です」

企業 「私、◇◇商事の人事部△△と申します。今、お時間よろしいですか?」

自分 「はい。大丈夫です」

--- 相手との会話の内容をメモし、復唱する。

自分 「本日はお電話をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」

--- 相手が電話を切ったのを確認し、電話を切る。

ケース② いったん電話に出て、電話をかけ直したい

自分 「はい。○○大学の××です」

企業 「私、◇◇商事の人事部△△と申します。今、お時間よろしいですか?」

自分 「申し訳ございません。今、移動中ですので、●分後にこちらから改めて電話をさせていただいてもよろしいでしょうか?」

企業 「分かりました。では、●分後に電話をください」

自分 「お電話をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」

---相手が電話を切ったのを確認し、電話を切る。

---かけ直すときは、「先ほどは失礼いたしました」とまずお詫びをする。

電話でよく使う敬語

相手の会社のこと 御社
自分のこと 私(わたくし)
自分の学校 当校
さっき 先ほど
このあいだ 先日
いいです 結構です
お父さん・お母さん 父・母
すみません 失礼いたしました/申し訳ありません
する なさる(尊敬語)・いたす(謙譲語)・します(丁寧語)
いる いらっしゃる(尊敬語)・おる(謙譲語)・います(丁寧語)
言う おっしゃる(尊敬語)・申し上げる(謙譲語)・言います(丁寧語)
見る ご覧になる(尊敬語)・拝見する(謙譲語)・見ます(丁寧語)
聞く お聞きになる(尊敬語)・うかがう(謙譲語)・聞きます(丁寧語)
行く いらっしゃる(尊敬語)・参る/うかがう(謙譲語)・行きます(丁寧語)
来る おいでになる/お越しになる(尊敬語)・参る/うかがう(謙譲語)・来ます(丁寧語)
待つ お待ちになる(尊敬語)・お待ちする(謙譲語)・待ちます(丁寧語)

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